Ostatni dzwonek na zmiany! Nowa polityka rachunkowości w obliczu KSeF i przepisów z 2026 roku

Wprowadzenie do zmian w rachunkowości

Rok 2026 przyniesie fundamentalne zmiany w świecie rachunkowości i finansów. Wraz z wprowadzeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), przedsiębiorcy będą musieli nie tylko zmienić sposób wystawiania i odbierania faktur, ale także zaktualizować politykę rachunkowości swoich jednostek.

Obowiązkowe zmiany w KSeF

Od kwietnia 2026 roku, korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT. Wprowadzenie tego systemu oznacza konieczność wdrożenia nowych procedur wewnętrznych oraz dostosowania zasad dokumentowania i archiwizacji do wymogów systemu. Dla wielu firm to ostatni moment na wprowadzenie odpowiednich modyfikacji, zanim pojawią się problemy podczas audytu czy zamknięcia roku finansowego.

Rola polityki rachunkowości

Polityka rachunkowości to zbiór zasad i rozwiązań organizacyjnych, które określają sposób prowadzenia ksiąg zgodnie z ustawą o rachunkowości. Jej głównym celem jest zapewnienie zgodności z przepisami oraz ochrona interesów przedsiębiorstwa, uwzględniając jego specyfikę, potrzeby i zasoby.

Wymogi dostosowania polityki rachunkowości

Wprowadzenie KSeF wymaga rewizji dotychczasowych zasad obiegu i dokumentowania faktur. Polityka rachunkowości powinna odzwierciedlać rzeczywisty przebieg procesów finansowo-księgowych, dlatego jej aktualizacja jest niezbędna, by uniknąć rozbieżności między praktyką a zapisami dokumentu.

Kluczowe zmiany do uwzględnienia

• Analiza narzędzi i aplikacji: Każda jednostka powinna przeanalizować narzędzia i aplikacje zintegrowane z systemem finansowo-księgowym, które odpowiadają za elektroniczny obieg dokumentów.
• Kontrola wewnętrzna: W polityce rachunkowości warto opisać zasady kontroli wewnętrznej nad poprawnością danych przesyłanych do KSeF, na przykład checklisty, raporty z kontroli jakości danych, czy automatyczne alerty systemowe.
• Schemat graficzny obiegu dokumentów: Dobrą praktyką jest opracowanie schematu graficznego obiegu dokumentów, który przedstawia etapy akceptacji i odpowiedzialność poszczególnych osób.
• Synchronizacja z polityką bezpieczeństwa IT: Należy zadbać o synchronizację polityki rachunkowości z polityką bezpieczeństwa IT, co minimalizuje ryzyko incydentów cybernetycznych i naruszeń danych.

Regularność aktualizacji polityki rachunkowości

Dokument polityki rachunkowości powinien być regularnie aktualizowany, aby zachować spójność między praktyką księgową a wymogami prawa. Brak bieżących zmian może skutkować zakwestionowaniem ksiąg rachunkowych przez organy kontrolne lub audytora. Regularne przeglądy polityki pozwalają na zachowanie wiarygodności sprawozdawczej jednostki.

Korzyści płynące z wprowadzenia KSeF

Wprowadzenie KSeF to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów, ale również szansa na uporządkowanie procesów finansowych i poprawę bezpieczeństwa danych. Aktualizacja polityki rachunkowości do końca 2025 roku pozwoli firmom na pełne przygotowanie się do 2026 roku, minimalizując ryzyko błędów, kar oraz komplikacji podczas kontroli i audytów.

Ostatni moment na zmiany

To ostatni moment na wprowadzenie niezbędnych zmian, aby cyfrowa transformacja rachunkowości przebiegła sprawnie i przyniosła korzyści całej organizacji.

Podsumowanie

Rok 2026 z pewnością przyniesie rewolucję w obszarze rachunkowości dzięki KSeF. Przedsiębiorcy powinni niezwłocznie dostosować swoje polityki rachunkowości, aby sprostać nowym wymogom i uniknąć niepożądanych konsekwencji.